Hva er en personopplysning og hva er en behandling? 
En personopplysning er enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person («den registrerte»); en identifiserbar fysisk person er en person som direkte eller indirekte kan identifiseres, særlig ved hjelp av en identifikator, f.eks. et navn, et identifikasjonsnummer, lokaliseringsopplysinger, en nettidentifikator eller ett eller flere elementer som er spesifikke for nevnte fysiske persons fysiske, fysiologiske, genetiske, psykiske, økonomiske, kulturelle eller sosiale identitet. 

En behandling er enhver operasjon eller rekke av operasjoner som gjøres med personopplysninger, enten automatisert eller ikke, f.eks. innsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, tilpasning eller endring, gjenfinning, konsultering, bruk, utlevering ved overføring, spredning eller alle andre former for tilgjengeliggjøring, sammenstilling eller samkjøring, begrensning, sletting eller tilintetgjøring. 

Behandlingsansvarlig 
Alfa Nor Regnskap AS (orgnr. 914813433) behandlingsansvarlig for personopplysningene, og skal behandle personopplysninger innen rammen av gjeldende personopplysningslov. 

Dette er dine rettigheter 
Virksomhetenes Daglig leder er vår personvernkontakt, og kan kontaktes via post@alfanor.no eller på telefon 911 64 550 . 

Du kan utøve dine rettigheter ved å kontakte vår personvernkontakt. Følgende rettigheter kan utøves av deg: 

• Du kan kreve innsyn i de personopplysninger vi behandler

• Du kan kreve kopi av personopplysninger vi behandler

• Du kan be om korrigering av personopplysninger vi behandler

• I gitte situasjoner kan du be om sletting av personopplysninger vi behandler

• I noen situasjoner kan du be om begrensning i behandlingen av personopplysninger vi behandler

• Dersom vi behandler personopplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling av personopplysninger om deg

• Dersom vi behandler personopplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre personopplysninger om deg til deg eller til annen behandlingsansvarlig

Vi håper du vil si ifra dersom du mener vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven. Ta da først kontakt med vår personvernkontakt. Du kan også klage over vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet. Mer informasjon om dette finner du på datatilsynet.no.  

Når samler vi inn personopplysninger? 
Vi samler inn personopplysninger når du;  

• kjøper en eller flere tjenester av oss

• henvender deg til oss, eksempelvis gjennom fagstøtte eller på annen måte

• søker på en stilling hos oss eller blir ansatt

Vi behandler således personopplysninger om våre kunder, leverandører og våre egne ansatte. Personopplysninger som samles inn er typisk navn, adresseopplysninger, mobil/telefon og e-post. I tillegg samler vi inn lønnsinformasjon som fødselsnummer, kontonummer og fraværsinformasjon for våre egne ansatte. 

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 a), behandlingen er basert på samtykke, artikkel 6 nr. 1 b), behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i og artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern.  

Hvordan behandler vi personopplysningene? 
De personopplysninger som innhentes er nødvendige for å kunne administrere kundeforholdet, kunne kontakte deg/følge deg opp, samt oppfylle våre forpliktelser knyttet til kundeforholdet, ordrehåndtering, fakturering og for øvrig kunne betjene ønsker og forespørsler. I tillegg bruker vi opplysningene for å administrere ansettelsesforholdet. 

Hvilke personopplysninger registreres? 

Kontaktopplysninger: Navn, adresse, epost og telefon (arbeid, privat/mobil) 

Kundenummer: Kunders identifikasjonsnummer 

Fødselsnummer: Fødselsdato (første 6 siffer) og personnummer (siste 5 siffer) 

Stilling: Stillingsnivå og -tittel 

Autorisasjon/godkjenning: Godkjenning som autorisert regnskapsfører, registrert eller statsautorisert revisor (frivillig) 

Autorisasjonsdato: Dato for autorisasjon som regnskapsfører (for å kunne beregne behovet for obligatorisk etterutdanning) 

Arbeidsgiver: Bedriften du arbeider i

Avgitt samtykkeerklæring: For oppbevaring og bruk av personopplysninger 

Kjøpsopplysninger: Kjøpte tjenester fra Alfa Nor Regnskap AS 

Kontaktformer: Gjennom hvilke kanaler vi kan ta kontakt 

Ansatte og jobbsøkere 
Vi vil registrere de personopplysninger som er nødvendige for å ivareta krav til rapportering til offentlige myndigheter, arbeidsmiljøloven og for å kunne administrere forholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Personopplysninger blir slettet ved utløp av arbeidsforholdet hvis ikke annen lovgivning krever lengre oppbevaring. 

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b), behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i. 

Vi vil også registrere personopplysninger om jobbsøkere siden vi trenger å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad. 

Behandlingsgrunnlaget for ansatte og jobbsøkere er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b) – behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse. Dersom din søknad inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 b) og h). 

Hvem har tilgang til opplysningene? 
Vi utleverer kun personopplysninger til tredjepart etter avtale med deg, eller når vi finner det formålstjenlig å benytte eksterne systemleverandører. Vi har databehandleravtale med relevante tredjeparter som sikrer samme trygge behandlingen av opplysningene som hos oss og en behandling hos tredjepart i henhold til personopplysningsloven. 

Hvordan oppbevares opplysningene? 
Alfa Nor Regnskap AS oppbevarer personopplysninger i sitt ERP-system, firmabaserte epostkontoer og kvalitetskontrollsystemet for ansatte. 

Behandlingen av personopplysninger blir implementert i egnede organisatoriske og tekniske tiltak for å sikre dine personopplysninger.  Tiltakene sikrer: 

• Konfidensialitet; Sikrer at kun autoriserte brukere har tilgang til personopplysningene.

• Integritet: Sikrer nøyaktighet og fullstendighet av personopplysningene, sikkerhet mot uautorisert endring og sporbarhet av endringer.

• Tilgjengelighet: Sikrer at personopplysninger er tilgjengelig for autoriserte personer ved behov.

Personopplysningene oppbevares så lenge vi har hjemmel og formål med oppbevaringen. 
 

Spesielt om bruk av informasjonskapsler (Cookie) på internettsider 
Cookie en liten tekstfil som lagres lokalt på brukerens PC/enhet og gjør at et nettsted kan kjenne igjen din datamaskin. Cookie samler altså informasjon om nettsider du har besøkt og kan blant annet huske passord til steder du logger deg inn eller når du ønsker å forbli pålogget, som for eksempel til alfanor.no. Alfa Nor Regnskap AS bruker også cookies for å samle inn informasjon vedrørende besøksstatistikk på våre nettsider, som legges til grunn for videreutvikling og forbedring av våre websider. De innsamlede dataene vil aldri bli knyttet til personlige opplysninger. For å samle informasjon vedrørende trafikk på våre nettsider og hvilke sider brukeren besøker, bruker vi analyse-verktøyet Google Analytics.